برای تعیین تعداد هدایای تبلیغاتی، اول گیرندگان را بدون تکرار بشمارید. بعد نیازهای اضافهٔ مشخص را وارد کنید و موجودی سالم و قابل استفاده را کم کنید. عدد نهایی را برای هر مدل هدیه جدا بنویسید؛ جمع کلیِ ست‌ها به‌تنهایی برای ثبت سفارش کافی نیست.
این فهرست باید برای واحد خرید و مسئول توزیع یکسان باشد؛ چه هدیه برای کارکنان باشد، چه مشتریان و مهمانان رویداد.
گیرندگان را چگونه بدون تکرار بشماریم؟
فهرست واحدها و شعب را در یک فایل جمع کنید. برای هر گیرنده یک شناسهٔ داخلی، مدل هدیه و محل تحویل ثبت کنید. اگر نام یک نفر در فهرست دو واحد آمده، پیش از جمع‌زدن روشن کنید قرار است یک هدیه بگیرد یا دو هدیه با هدف جداگانه. نام مشابه را هم بدون بررسی حذف نکنید.
واحد شمارش را مشخص کنید: یک پک برای هر نفر، یک ست برای هر شرکت یا یک هدیه برای هر خانواده؟ برای نمونه، سه قلم داخل یک ست، سه هدیه برای سه گیرنده محسوب نمی‌شود. فهرست افراد قطعی و افراد احتمالی را نیز جدا نگه دارید.
چند هدیهٔ اضافه لازم داریم؟
برای تمام سفارش‌ها درصد ثابتی وجود ندارد. به‌جای افزودن خودکار ده درصد، دلیل هر تعداد اضافه را بنویسید: چند مهمان هنوز تأیید نشده‌اند، چند هدیه برای همکاران تازه‌وارد لازم است و آیا نمونهٔ تأییدشده قرار است نزد واحد خرید بماند؟ یک نیاز را هم در فهرست احتمالی‌ها و هم در ذخیره حساب نکنید.
ذخیره را بر اساس همان مدل و کاربرد تعیین کنید. ست دارای نام یک فرد یا سررسید و تقویم ۱۴۰۶ را نمی‌توان همیشه مانند یک هدیهٔ بدون نام و تاریخ به برنامهٔ بعد منتقل کرد. موجودی انبار را فقط وقتی از سفارش کم کنید که سالم، آزاد و مناسب همین گیرندگان باشد.
نمونه محاسبهٔ تعداد سفارش
مثال آموزشی: فرض کنید فهرست اول ۸۰ نفر و فهرست دوم ۲۵ نفر دارد. پنج نفر در هر دو فهرست هستند و قرار است هر کدام فقط یک پک یکسان بگیرند؛ پس ۱۰۰ گیرنده داریم. شش پک اضافه برای نیازهای مشخص کنار می‌گذاریم و هشت پک سالم و مناسب نیز در انبار داریم.
| ردیف | تعداد پک |
|---|---|
| گیرندگان بدون تکرار: ۸۰ + ۲۵ − ۵ | ۱۰۰ |
| نیاز اضافهٔ مشخص | ۶ |
| موجودی قابل استفاده که باید کم شود | ۸ |
| سفارش جدید: ۱۰۰ + ۶ − ۸ | ۹۸ |
این شش پک، پیشنهاد ثابت برای سفارش‌های دیگر نیست. برای چند مدل، محاسبه را جدا تکرار کنید؛ هشت پک از یک مدل را نمی‌توان از نیاز مدل دیگر کم کرد، مگر اینکه جایگزینی آن تأیید شده باشد. اگر موجودی از نیاز بیشتر شد، سفارش جدید آن مدل صفر است و مازاد جدا ثبت می‌شود.
اگر تعداد مهمانان رویداد قطعی نیست
تعداد کل بازدیدکنندگان نمایشگاه را مبنای خرید هدیهٔ غرفه نگذارید. روشن کنید چه کسانی هدیه می‌گیرند و از ثبت‌نام‌ها، تأیید حضور یا تجربهٔ قابل مقایسهٔ قبلی برای برآورد استفاده کنید. اگر داده‌ای ندارید، دو سناریوی کم‌تعداد و پرتعداد بنویسید و تصمیم خرید را با مسئول برنامه تأیید کنید؛ حدس را تعداد قطعی ننامید.
در رویداد چندروزه، برای هر روز سهم توزیع و یک ذخیرهٔ مرکزی تعیین کنید. انتقال هدیه بین روزها یا شعب باید در همان فایل ثبت شود تا یک موجودی هم‌زمان برای دو محل کنار گذاشته نشود.
پیش از ثبت سفارش چه چیزهایی را تأیید کنیم؟
- تعداد هر مدل، تعداد جعبه و کارت و تعداد نام‌های شخصی‌سازی‌شده با هم تطبیق دارند.
- سهم هر شعبه و محل نگهداری ذخیره مشخص است و جمع آن‌ها با موجودی قابل توزیع برابر است.
- حداقل تعداد قابل سفارش و شرایط چاپ یا ساخت جعبه برای همان مدل استعلام شده است.
- تعداد نهایی، مسئول تأیید و نسخهٔ فایل سفارش ثبت شده‌اند؛ تغییر بعدی بدون اصلاح همهٔ ردیف‌های وابسته انجام نمی‌شود.
اگر حداقل سفارش از نیاز شما بیشتر است، پیش از خرید اضافه، مدل یا روش آماده‌سازی دیگری را بررسی کنید. کاهش قیمت هر عدد به‌تنهایی دلیل کافی برای افزایش تعداد نیست؛ هزینهٔ کل را با راهنمای بودجه‌بندی ست هدیه سازمانی بسنجید.
برای انتخاب مدل از میان ست‌های هدیه سازمانی پارت، تعداد هر ترکیب و شهرهای تحویل را آماده کنید و شرایط همان سفارش را بگیرید. پس از توزیع، تعداد تحویل‌شده، آسیب‌دیده و باقی‌مانده را جدا ثبت کنید تا برآورد نوبت بعد بر پایهٔ نتیجهٔ واقعی باشد.
